法人カードがあると、紛失や社員の不正利用といったトラブルが起こることがあります。
紛失時はすぐにカード会社へ電話する、不正利用の防止は使途を限定するなど適切に対処すれば、被害が大きくならずに済みますよ。ここではこれらについて詳しくご紹介していきます。
不正利用・使用不可・悪用が法人カードで起こりうるトラブル
法人カードを発行すれば、経費の精算や処理業務の効率化される他にも、銀行への手数料を削減できるというメリットもあります。
しかし、発行することによって、社員による不正利用、カードの使用不可、引き落としがないことによるカード会社とのトラブル、第三者による悪用などといったトラブルが起こり得るのです。
社員が不正利用する
法人カードは、経営者が持つ親カードの他に、役員や経理が持つ追加カード、社員が持つETCカードやガソリンカードなど多岐に渡ります。
そのため、法人カードがあると社員間で
- 私的目的で使う、またはその際の領収書を経費や接待費として提出する
- 実際には使わない交通費や出張費を使ってチケットを購入し、それを金券ショップに売って現金化する
- 正当な支出に加えて、仕事には関係のない支出を行なう（例えば、社用車への給油の際に自家用車の分も行なうなど）
- カードに貯まったポイントやマイルを勝手に使ってしまう
といった不正利用の可能性が考えられます。
また、社員数が多ければ多いほど、「経理が大量の処理業務をするとなれば、これくらいはバレないだろう」となり、私的利用が起こりやすいようです。
使用不可になる
法人カードが突然使えなくなった原因には、以下のようなことが考えられます。
- 利用限度額が近い
- 決済のブランドが対応していない
- 有効期限が切れている
- 法人カードが傷ついている
利用限度額を超える決済をする場合には、法人カードは使えない状態になります。そうならないよう、使用を控えたり限度額を増やしたりということを考えなければなりません。
一方で、海外へ出張した際には、決済ブランドが対応していないために法人カードが使えないケースがあります。海外へ行く際には、滞在先や利用する店舗の利用可能なカードを予め確認しておくのが望ましいです。
紛失によって第三者に悪用される
クレジットカードを紛失したり盗まれたりすると、第三者に悪用されるケースがあります。注意しなければならないのは、法人カードは限度額が高く設定できるという点です。早く対処しなければ多額の利用を許してしまうことにもなりかねません。
日本クレジット協会によると、クレジットカードの不正利用被害額は、平成29年には偽造カードと番号盗用を除いても28.0億円です［注1］。これは公開されている過去3年の被害額の中で最高被害額となっています。
法人カードを持っている限り、紛失や盗難が起こる可能性はゼロではありません。しかし、万が一発生してしまっても、迅速かつ適切に対応することで不正利用を防げるでしょう。
[注1]一般社団法人日本クレジット協会：クレジットカード不正利用被害額の発生状況[pdf]
紛失や盗難に対する対処法
紛失や盗難のトラブルが発生したら、一番始めは法人カード会社へ連絡してその旨を伝えましょう。その後は警察へ行って被害届などを提出し、届け出番号を発行してもらいます。再度カード会社へ連絡すれば、紛失や盗難による二次被害を抑えられます。
また、カード会社の連絡先は国によって異なるので、事前に番号を把握しておけば安心でしょう。
紛失したらまずは法人カード発行会社へ連絡！
紛失や盗難に遭った場合には、不正利用を防ぐために法人カード発行会社へ連絡してカードの利用を停止しましょう。
法人カードの紛失や盗難があった際には、カード使用者の名前、会社名、法人カードの種類、失くした日時や場所を聞かれます。
特に、法人カードの種類や連絡先はメモに残しておくと心強いでしょう。カード会社によっては、発行するカードの種類ごとに電話番号を分けているので、目星を付けておけば連絡を入れる際に焦らずに済みますよ。
最後に、法人カードは勤務する会社が所有するものなので、失くした際には会社へその旨を伝えておきましょう。
法人カード会社へ連絡したら警察へ届け出て届け出番号を発行してもらう
法人カード会社へ連絡したら、警察へ行って被害届や遺失届を提出しましょう。そこで届け出番号を発行され次第、カード会社へ連絡します。これによって悪用された法人カードの被害額が補償されるようになっています。
カード会社への連絡や警察への相談を怠れば、被害額はカードの使用者がすべて請け負うことになるので、注意が必要です。
国内と海外では連絡先が違うので番号をメモに残しておく
盗難や紛失に遭って法人カード会社へ連絡する際の番号ですが、国内と海外にいるときでは異なります。
海外からの連絡について、多くのカード会社はアメリカやイタリアなどと国ごとに電話番号を分けているのです。
カード会社はホームページ上に、国内用や各国用の番号を公開しているので、出張の際にはメモに残しておくと、トラブルがあった際にすぐに対応できるようになるでしょう。
社員の不正利用を防ぐ方法
社員による法人カードの不正利用は業務上横領罪となります。これによって会社の信用を落とすことがないよう、あらかじめ社内でルールを設定しておくのが賢明です。
ここでは社内でのカードの管理について、使途を限定する、罰則を設ける、管理者が貸し出すという方法をご紹介していきます。
使途を限定する
法人カードは使途を限定することで、不正利用を防ぎやすくなります。特に、利用が明確にできる交通費や宿泊費に限るといいでしょう。
これらは金額が予め把握できるので、担当者が明細を見れば適正だとすぐわかるからです。
一方で、飲食費や「接待費」といった自由度が比較的高い項目は不正利用の余地が生まれやすいので、使途には含めない方がいいでしょう。
降格や減給などの罰則を設けて不正利用は犯罪だと周知する
減給や降格などの罰則を設けるのも、不正利用を防止するポイントです。また、社員に向けて、法人カードの不正利用は犯罪であると周知するのもいいでしょう。
これらが抑止力となり、カードの利用段階や、経費申請書の作成時に社員の注意を行き届かせられると考えられます。
管理者が利用の際に貸し出す
法人カードの管理者を部長や課長に決めて、接待や営業時に社員へ貸し出すという方法も不正利用の防止に役立つでしょう。
法人カードは個人の名義となりますので、利用の際に社員はカードを使う理由を管理者へ報告しなければなりません。これにより、経費のチェックは厳密になされることになります。
キチンと管理していれば法人カードは良いこと尽くし！
法人カードを持つと、紛失や不正利用といったトラブルが起こり得ます。ですが、仕事を効率化させられるメリットがカードにある以上、「トラブルを避けるために持たない」とはいきませんよね。
トラブルへの対処法はあるので、万が一のことがあってもすぐに対応できます。
紛失した場合はカード会社や警察へすぐに連絡し、不正利用は社内でルールを設定しておけば防ぎやすいでしょう。
コメントを残す