法人クレジットカード代表者変更はデメリットからメリットを得る好機

法人クレジットカード「名義」の大原則に潜むデメリット

法人クレジットカードのメリットは多く大変便利です。公共料金の支払いにも使えますし、WEBでの消耗品の購入、出張費の精算など、利用目的はさまざまです。そのため、会社の性質、会社の規模の大小に関わらず、法人クレジットカードの利用では何らかのメリットを得ることができます。

その一方で、デメリットもあります。不正利用や年会費の出費です。しかしながらデメリットは減らす対策をすることができるものもあります。不正利用に関しては、防止のための対策を行えばよいし、紛失の際の手続きについては、社外持ち出しと社内専用といった法人クレジットカードの使い分けを行うといった工夫です。

しかし、そのような工夫では対応できないデメリットがあります。それは、代表者変更に伴う手続きです。法人クレジットカードの使用は名義人のみが行うことができます。名義人以外が使うことをあらゆる場面において禁止しています。もし名義変更手続きをせずに法人クレジットカードの使用を続けると「規約違反」になります。

つまり、法人クレジットカードの名義変更は必ず行うべきことです。名義変更を行わなかった場合、名義変更手続きはデメリットでは済まされなくなり、変更手続きを行わなかったことによる「リスク」になってしまいます。

代表取締役が変わるといった状況では法人クレジットカードの名義変更以外にも多くの事務作業が発生します。取引先への周知、印刷物の変更などさまざまです。その中の1つの作業として「法人クレジットカードの名義変更」を行うとよいでしょう。代表者が同じままで社員が変わるだけであれば、退職者のカードを停止して破棄し、新規社員のためにカードを申請するだけでOKです。

しかしながら、代表者が変わるというのは、カードを紛失して停止するときのようなもの。全てのカードを回収して破棄する手続きが必要になります。社員に貸与していた追加カードの枚数が多ければ多いほど、その手間は膨大な作業となりデメリットになるのです。

法人クレジットカードの申し込みは誰の名前で行うのか?

代表者1名と追加発行される複数の社員たち

法人クレジットカードは会社の代表者名義で申し込むことになります。法人の代表者として代表取締役社長が申込者となるのです。審査を受けて法人クレジットカードを発行されることが決まれば、社員用として追加カードを申し込む流れになります。

法人クレジットカードを保有する者の所有者の名前がカードの券面に表記されますが、法人クレジットカードは法人の口座からの引き落としになります。ちなみに、社員用の追加カードに記載される名義は社員本人です。カードのサインも貸与される社員本人が行います。

社員が退職する場合

追加カードの名義となっている社員が退職した場合は追加カードを回収して廃止すればよいだけです。退職時に行う停止の手続きは必須です。貸与されていた本人に責任を負わせるリスクを回避するためにも、退職者に貸与していた法人クレジットカードを使い続けることはしないようにしましょう。

法人クレジットカードを退職後に勝手に使用されることを防ぐためにも、退職前にきちんと停止の手続きがされていることを退職予定の社員立ち合いのもと停止手続きの確認をおすすめします。

婚姻に伴う姓が変わる場合

婚姻にともない姓が変わるといった場合の名義変更は電話をかけるだけで問題なく手続きが進みます。法人クレジットカードは法人に対して発行されるわけではなく会社という組織にいる個人に対して発行されるため券面には個人名が記載されます。

代表者変更の場合

代表者が変更する場合は、婚姻による姓の変更とは違い、単なる「名前」の変更ではなく発行された個人が変更になることです。その場合は、単なる券面に記載する個人名の記載を変更するだけでは終わりません。

手続きとしては、紛失して再発行に類似しています。婚姻による名義変更は比較的簡単です。ですが、法人クレジットカードの代表者が退職したり、役職を解かれたりして代表者が変更になる場合は、法人クレジットカードそのものを廃止して新しく作り直すことになるのです。

具体的には、全ての社員から法人クレジットカードの追加発行カードを回収し、代表者のカードとともに法人クレジットカードの廃止手続きを行うことになります。

その作業のデメリットとしては主に次の2つです。

回収作業が手間

法人クレジットカードの追加発行カードが何枚あるのか、その社員の勤務地が複数個所あるのかによっても手間の大きさは変わってきます。人数が多ければ多いほど手間が増えることは間違いありません。

回収の周知に始まり、全員から間違いなく受け取り回収をするといった行為は、回収するものがお金に直結する「クレジットカード」という性質であることから、神経を使います。単なる回収ではないプラスアルファの心的な負担は避けられないでしょう。

公共料金の支払いが滞る可能性

新しい代表者を決めて新しい法人クレジットカードを申し込むことになる。その場合、カード番号が変わることがあります。その場合は電気代などの公共料金を法人クレジットカードで支払っていた場合に決済が上手くいかず別途支払いをする必要が出てくる可能性があります。

代表者変更によるデメリットをメリットにする発想の転換

これまで代表者変更に伴うデメリットについてみてきました。事前に知っておくことで段取りよく対処できるとはいえ、通常の業務に加えて仕事の負担になることは間違いありません。

法人クレジットカードを使うことで効率化されていた経費処理の手間も代表者変更に伴って社員から回収すると一気に増える可能性もあります。
それらのデメリットを解消するために、新規に法人クレジットカードを発行することを検討してみましょう。もしこの方法でデメリットをメリットに転換できたとしたらどのような段取りになるか具体的にみていきます。

代表者変更について準備を整え、きちんと段取りよく切り替えができたとしても、どうしても空白期間はできてしまいます。けれども、法人クレジットカードを新規に発行することになったら、代表者変更したことでできる空白の期間はほぼゼロにできるのです。

新規に法人クレジットカードを作るとしたら、申請手続きや公共料金支払いの登録といった手間はかかりますが、社員貸与カードがない、決済可能なクレジットカードがないといった空白の時間をなくすことはできるのです。もちろん、公共料金の未払いの恐れも回避できます。

新規カードを申し込むことだけでなく、同じ法人カードで券種のグレードアップを申し込むという方法もあります。これまで1枚しか持っていなかったものを複数持ちとして検討してみるのもよいでしょう。

空白期間をゼロにするために追加で法人クレジットカードの申し込みを行いつつ、今まで使い続けてきたものは名義変更して使うという方法です。

カードの変更と併せて、社内利用規定の見直しの好機という考え方もあります。
その際気をつけたいことは、これまでの法人クレジットカードの利用状況をふり返り、個々の会社にあった利用方法を検討することです。

法人クレジットカードを見直しするタイミングで意識したいこと

代表者変更を機にクレジットカードの変更見直しをするのであれば、より「最適な法人クレジットカード」に切り替えるようにしましょう。

ガソリン給油、ETC利用料金、接待飲食費、公共料金の支払い、消耗品の購入、仕入れの支払いなどなど、会社の性質によって法人クレジットカードで決済した金額の内わけは変ってくるはずです。

支払っているものの中で特に金額が多いものと決済の回数が多いものをリストアップします。

金額が多いものは、ポイント還元率が高いものへの変換を意識しましょう。使っていたものが多い項目については、その項目を決済するための専用法人クレジットカードを導入することを検討してみてもよいでしょう。

また、決済の回数が多いものは貸与している社員の便宜が図られている可能性が多いと考えて、実際にそれを追跡調査してみましょう。法人クレジットカードを貸与されることが便利だったという社員の声が多かったのであれば、そのような決済が得意なカードを選んでみるということを検討してみましょう。例えば、新幹線の決済が多かったのであれば、新幹線の予約が便利な法人クレジットカードに切り替えるといったことです。

法人クレジットカードの枚数についても整理縮小、追加拡大の機会であると考えましょう。法人クレジットカードの手数料、追加カード発行の場合の手数料をリストに作成して検討します。

カードを切り替えるタイミングで、カード使用記録をつける方法をバージョンアップするなど、カード使用に関する「社内規定の見直し」を検討することもおすすめです。

何かを始めることは手間でもあり、ストレスにもなり得るのですが、考え方ひとつで、新しい動きを作り出すきっかけにもなります。つまり、代表者変更の手続きのデメリットを避けるために新しい法人クレジットカードを導入することで、心機一転の好機にすることができるのです。

作業が増えることになったとしても、この作業は今後の更なる効率化のためです。一時は忙しくなるかもしれませんが、その時期を乗り切りさえすれば、先々は事務処理が楽になるというのであれば、実質のデメリットは限りなく小さいといえるでしょう。

新規に申し込みたい法人クレジットカード

手続きが楽なものを選択してみましょう

代表者変更を好機と考えて、別の法人クレジットカードに乗り換えるとしたらどのようなカードがあるでしょうか。手続きが楽であるという観点から2つほどご紹介します。

オリコEXGold forBiz

代表者の変更はただでさえ事務作業が増えるので、手続きが簡素化されているというのは法人クレジットカードを選ぶ基準の1つになるでしょう。

提出書類が比較的少ない「オリコEXGold forBiz」は代表者変更のタイミングでの乗り換えにはおすすめといえます。法人クレジットカードの申し込み時に、決算書や会社の登記簿謄本を求められるケースがありますが、「オリコEXGold forBiz」の申し込み時にはそういった書類の提出が不要です。

三井住友ビジネスカード

あらかじめ基本情報が印刷された申込書を送付してくれるサービスがあります。「あとラク申込書」と呼ばれているもので、申込書をWEBから請求するときに「会社名」や「住所」を入力するだけでよいのです。入力にかかる時間は約5分。この小さな手間をかければ、手元に届いた書類への記入項目が減るため申し込みにかかる時間がトータルで少なくなります。

記入する項目は、会社情報として、会社名、住所に加えて、資本金、事業内容などがあるほか、代表者様の情報として、氏名、代表者本人の住所や電話番号ほか、生年月日などです。「あとラク申込書」は、約2営業日で発送されています。手元に届いたら残りの項目を段取りよく記入してきいきましょう。それを然るべき社内ルールに則り決済を行い、申し込み窓口へと返送すればよいのです。

カード変更をするなら動き出しは時間的にゆとりを持って

カード変更を検討しているなら動き出しを早く行うことで混乱を最小限に抑えられます。カードの変更が行われることを周知します。切り替えの場合は、変更前に使っていた法人クレジットカードの回収は新規導入のカードと交換でよいでしょう。回収が全て揃ったら段取りよく停止していきます。

年会費のタイミングの確認も行いましょう。廃止する法人カードの新年度会費が引き落とされる期日を確認して、切り替えのタイミングを決めるようにします。

法人クレジットカードの代表者変更を乗り切るために

法人クレジットカードの代表者変更に伴う手間はデメリットですが、そのタイミングを好機と捉えメリットにしていく考え方を紹介してきました。とはいえ、クレジットカードの切り替えで気にしたいことは他にもあります。

当然のことですが、廃止したクレジットカードのポイントは廃止と同時に消滅します。廃止するクレジットカードのポイントはきっちり使い切りましょう。必要なものの購入にあてましょう。金券などに交換したり、消耗品の補充にポイントを活用したり、法人クレジットカードの利用で得たポイントを失効させてしまうことがないように気をつけましょう。

新しいカードに切り替えるタイミングでETCカードが切り替わる場合には、ETCマイレージの登録も忘れずに行いましょう。ETCマイレージとはクレジットカードの支払いによるポイントとは別にETCサービスが付与するマイレージポイントです。このポイントがたまるとETC通行の料金に充てることができます。ETCサービス独自の還元サービスです。

こちらのETCカード登録も変更する必要がありますから注意しましょう。

社員が多い場合は特に回収と受け取りの漏れがないように社員からの授受のための管理表を作成しましょう。ちょっとした手間が後々の追跡を楽にさせ、問題を起こさない工夫へと繋がります。煩雑になりがちな代表者変更ではありますが、リスト作成と実行チェックを怠らなければ、更なる業務の効率化の好機となります。しっかりと好機を生かして法人クレジットカード代表者変更のデメリットからメリットを引き出しましょう。