会社の経費を法人カードで支払う際、お店に領収書を発行してもらう人は多いと思います。しかし、現金での支払いではなく、法人カードでの信用取引の場合、お店で貰う「クレジット払い」表記の領収書は正式な効力を持っていません。
法人カードで事業費を支払ったことを証明するためには、領収書ではなく、特定の条件を満たした別の受取書が必要です。そこで今回は、正しい経費証明をするために満たす必要がある5つのポイントや、経費証明に使える書類、使えない書類をご紹介します。
法人カード決済を証明するのに必要な5つのポイント
消費税法第30条第9項によると、法人クレジットカードでの決済を証明するには、
- 書類の作成者の氏名又は名称
- 課税資産の譲渡等を行った年月日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
- 課税資産の譲渡等の対価の額
- 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称
の5つの項目が必要とされています。
わかりやすくいうと、店名、日付、商品名、金額、宛名の5つの項目が記載された受取書があれば、法人カードで決済したことの証明としては十分だということです。
法人カードで経費を落とす場合は、この5つの情報が記載された書類をもらっているか、という点を意識しておくようにしましょう。
法人カード決済を経費で落とせるのはクレジット売上票
お店で法人カードを利用するともらえるクレジット売上票は、店名、日付、商品名、金額、宛名の5つの情報が記載されており、経費証明に使えます。厳密にいうと「商品名」と「宛名」は完全に記載されていませんが、「商品区分」や「カード番号の一部」が記載されているため、十分な効力を持つとされています。
したがって、法人カードで経費を落としたい場合は、わざわざ領収書をもらわなくても、このクレジット売上票があれば十分といえます。クレジット売上票はお店でクレジットカードを利用すると確実にもらえる書類であり、受領にそれほど手間もかからないため、スムーズに経費証明ができます。
必要な情報を満たしているならレシートも可
クレジット売上票と同様、普通のレシートも効力を持つ場合があります。
大半のレシートには店名、日付、商品名、金額はあっても、宛名が記載されていないものが多いですが、会社の経費の支払いなら問題ないケースがほとんどです。
消費税法第49条によると、30,000円未満の決済か、または小売店や飲食店、旅行業（電車料金など）、自動車運送事業（タクシーなど）、駐車場業（駐車料金など）での決済に限り、受取書に宛名がなくても正式な効力を持つとされています［注1］。
この点は現金での支払いか、クレジットカードでの支払いかに関係のない規定のため、現金で経費を支払う際にも覚えておくと便利です。
コンビニやスーパーマーケットのようにレジでの支払いが簡略化されている店舗だと、レシートしかもらえないことがあります。その場合はレシートを保管しておき、税務調査の際に提出しましょう。
[注1]国税庁：第6節 仕入税額の控除に係る帳簿及び請求書等の記載事項の特例
法人カード決済なら領収書では経費の証明にならない
現金で経費を支払う場合は、お店に領収書をもらい、経費支払いのエビデンスにする場合がほとんどでしょう。
領収書には店名、日付、商品名、金額、宛名の5つの情報が記載されているため、十分に効力を持っているように思えます。
しかし、法人カードで経費を決済する場合、発行される領収書には「クレジット払い」と記載され、領収書単体では正式な効力はないとされています。
国税庁の回答によれば、領収書が支払いの証明となるのは、「金銭又は有価証券」のやりとりをする場合のみだからです。法人カードでの決済は信用取引であり、その場では「金銭又は有価証券」のやりとりが完結していないため、現金払いの際と同等の効力は持っていません。
ただし、「クレジットカード払い」と記載されていない手書きの領収書であれば、正式な効力を持つとされています。
しかし、クレジットカード払いの場合は、お店の側にも領収書の発行義務はなく、高額の支払いであっても印紙を貼り付ける必要がないと解釈できるため、確実にもらえるとは限りません。
もちろん、クレジット売上票やレシートと同時に領収書を保管しておき、店名、日付、商品名、金額、宛名の5つの情報を補完するのは問題ありません。税理士や会計士の中には、より確実性を高めるために領収書とセットでもらうことを推奨している方もいます。
カード会社から送付された利用明細書も経費の証明にならない
法人カードで決済した場合、クレジットカード会社から後で利用明細が送付されるため、レシートやクレジット売上票のような受取書が不要だと思われがちです。しかし、領収書と同様、クレジットカード会社から送られてきた「利用明細書」も、法人カードで決済したことの証明には使えません。
国税庁の見解によれば、「利用明細書」は商品やサービスを購入した先の「事業者が作成・交付した書類」ではなく、単にクレジットカード会社が作成・交付した書類でしかないからです。
言い換えれば、「利用明細書」とはカード会社がこれだけの金額を立て替えていますよ、という書類に過ぎないため、残念ながら経費証明には使えません。
ただし、レシートやクレジット売上票を紛失してしまった場合、「利用明細書」を再発行することで、経費支払の証明として使える可能性があります。「利用明細書」には店名、日付、金額といった最低限の情報が記載されているからです。
もし正式な経費証明になるものを紛失した場合は、税理士や会計士に相談した上で、クレジットカード会社から「利用明細書」を取り寄せましょう。
オンラインショッピングの場合は注文確認メールなどを保存
法人カードでの支払いで気になるのが、ネットショッピングやオンラインショッピングを利用した場合の経費証明です。
オンラインでの取引の場合、証明に使える「クレジット売上票」は発行されません。
この場合は「注文確認メール」、「支払い確認メール」が店舗から届いたり、支払いをした際に「支払い完了画面」が表示されたりするため、こちらをエビデンスとして保管しておきましょう。
店名、日付、商品名、金額、宛名といった情報がわかれば、プリントアウトした文面であっても構いません。
法人カードの決済の証明に使えるものと使えないもの
法人カードで決済する際、経費の証明に必要なポイントを解説してきましたが、いかがでしょうか。店名、日付、商品名、金額、宛名の5つの情報がわかれば、税務調査の際に支払いの証拠として提出することができます。
法人カードの決済の証明に使えるのは、クレジットカードを利用した場合にもらえる「クレジット売上票」や、一定の条件を満たした場合の「レシート」類などです。
ネットショッピングやオンラインショッピングを利用した場合は、店舗から送られた「注文確認メール」や、支払いの際に表示された「支払い完了画面」をプリントアウトしておきましょう。
一方、「クレジットカード払い」と記載された「領収書」や、カード会社から発行された「利用明細書」は、法人カードでの決済の証明には使えません。
経費証明に必要な5つの情報を理解し、正しく法人カードを利用しましょう。