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法人カードは経費精算に係る領収書の提出や仮払い清算といった業務負担を低減でき、ビジネスにおける決済のフローを効率化できます。
しかし法人カードで決済すれば総じて経費として計上可能というものではないため、起業や事業の法人化に際して、どのような経費を法人カードで支払うべきか判断に困っている人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、法人カードで支払うべき経費、法人カードで経費を支払うことで得られるメリットなどについて紹介します。
1. 水道光熱費を法人カードで支払うと経費精算の業務を簡易化できる
事業を行うにあたって事務所やテナントなどを借りている場合、その物件で発生する水道光熱費は社用とみなされるため全額経費として計上可能です。
法人カードでオフィスや営業所の水道光熱費を支払うことで明細書に各項目が一元的に記載されるため、計上漏れを防ぎ経費精算の業務を簡易化できます。
ただし事務所やテナントを借りず自宅の一部を事業所として利用している場合、経費として計上できる水道光熱費は一部に限られるので注意しましょう。
自宅兼事務所で発生した水道光熱費は業務に限らず私用で利用された費用も含まれると判断されるため、経費として計上する際は業務で稼働した時間を基に経費の割合を算出しなくてはいけません。
1日あたり電気を18時間利用していて「社用：私用＝5:5」であるケースでは、9時間分/営業日の電気代が経費として計上できる割合です。
ただしガスおよび水道はWebや情報通信といった業種において業務との関連性がほとんどない費用と判断され、経費として計上できないケースがあります。
2. 法人契約した携帯電話の通信費は全額経費として計上できる
水道光熱費と同様にインターネットや固定電話・携帯電話といった通信費も経費としてみなされる対象であり、法人契約した携帯電話であれば利用料を全額経費として計上可能です。
法人契約した携帯電話の通信費は個人のカードで支払えないため、必然的に法人カードでの支払い対象となります。
個人契約の携帯電話はビジネスシーンに限らず私用で利用した対象も含まれると判断されるので全額経費として扱えませんが、法人契約であれば全額経費として扱えるので節税効果があります。
仮に個人契約の携帯電話料金を経費として清算した場合、税務調査において指摘されるので注意しましょう。
通信費はWebや情報通信といった業種はもちろん多くの従業員を擁する会社であるほど多額になるコストで、還元率の高い法人カードでまとめて支払えば多くのポイントが付与されます。
貯まったポイントは各プログラムにて商品券や金券と交換できるほか、マイルに移行すれば社員の旅費交通費を低減するといった活用もできるので法人カードでの支払いがおすすめです。
3. 旅費交通費を法人カードで支払うことでキャッシュレス化を促進可能
出張やクライアントへの訪問にかかる旅費交通費を各社員が建て替えていると、社員が増えるごとに現金出納の業務負担が増大してしまいます。
各社員に法人カードを支給して旅費交通費の支払いに活用してもらうことで、建て替え・仮払い清算の業務負担を低減してキャッシュレス化を促進可能です。
法人カードを導入して旅費交通費を支払うことで社員の建て替え負担がなくなり、仮払いにおける現金を管理する手間も不要となります。
さらに国内のホテルと提携して宿泊料や直営レストランの利用料が割引となる特典を受けられる法人カードもあるので、出張が頻繁に発生する会社・部署では法人カードの導入がおすすめです。
手数料および年会費無料で追加カードを発行できる法人カードも存在するため、導入コストを低減したい場合はそちらを利用しましょう。
追加カードにおける毎月の利用額は基本カードの登録元へ一元的に記載されるため、各社員が追加カードを私的な決済で利用するといった不正も抑制可能です。
4. 交際接待費を全額支払う場合は法人カードがおすすめ
取引先との会食やゴルフといった交際接待費は経費に計上できるため、その場の会計を全額負担する場合は高額な決済にも対応できる法人カードでの決済がおすすめです。
ただし割り勘で経費にする場合は法人カードによる決済ではなく、個々で料金を現金で支払い領収書を発行してもらう形となります。
交際接待費は会食やゴルフに限らずお土産やプレゼントの贈呈も含まれるので、これらの費用も経費として計上可能です。
社外の事業者と関わる機会の多い立場の人は交際接待費が発生する頻度も多くなるため、法人カードを支給することでスムーズな会計および経費精算をサポートできます。
さらに提携しているレストランで食事した際に2名分の料金のうち1名分が無料となるサービスが設けられている法人カードもあり、交際接待費の負担を減らすことが可能です。
本サービスを取引先との会食で利用すれば費用を安くおさめることができ、相手の顔を立てながらスマートに会計できるでしょう。
5. 福利厚生費は法人カードで支払えば経費として計上できる
社員旅行やスポーツ観戦といった費用を福利厚生費として扱うためには、税務の観点から会社が負担したという形にしなくてはいけません。そのため、福利厚生費は法人カードで支払う必要があります。
もちろん法人口座から支払うことも可能ですが、振り込む都度に手数料が発生するため法人カードを活用するケースがほとんどです。
個人のカードで福利厚生費を支払った場合、経費として認められないケースがあるので注意しましょう。
さらに社員の慰安を目的とする社員旅行では、参加者1人あたりの旅費が過度に高額であるケースや参加した従業員が全体の半数以下である場合などでは福利厚生として認められないことがあります。
計上した福利厚生費が経費として認められなかった場合、所得税の課税対象とみなされる場合があるので注意しましょう。
東京地方裁判所における過去の判例では、慰安旅行における一般的な会社負担額（当時約8万円）を大きく上回った参加者1人あたり約24万円の社員旅行を福利厚生費として認めず、所得税の課税対象として扱うべきという判決がなされたケースもあります。[注1]
[注1]東京地方裁判所民事第2部：平成23年第385号 所得税納税告知処分等取消請求事件[pdf]
経費を法人カードで支払うことで節税および業務の効率化が見込める
通信費や旅費交通費といった経費を法人カードで支払うことで、節税や貯まったポイントのマイル移行、経理の業務負担を低減といったビジネスに有益な効果が得られます。
法人カードを社員に持たせることで「信頼されている」という意識を持って業務に励んでもらうモチベーションの向上効果も見込めるため、社員との信頼関係を高めたい場合も導入を検討する価値があるでしょう。